Stand: April 2026
Eine Pflegekraft aus Polen beschäftigen — das klingt für viele Familien nach einem unkomplizierten Weg, die Pflege zu Hause zu organisieren. Und tatsächlich: Als EU-Bürgerinnen und EU-Bürger können polnische Pflegekräfte ohne Visum, ohne Aufenthaltstitel und ohne separate Arbeitserlaubnis in Deutschland tätig sein. Das erleichtert den Einstieg erheblich. Doch was rechtlich einfach beginnt, wird in der Praxis schnell komplex — vor allem wenn es um Arbeitszeiten, Mindestlöhne und die Wahl zwischen Entsendung und Direktanstellung geht.
Der entscheidende Unterschied liegt in der Arbeitnehmerfreizügigkeit nach Art. 45 AEUV. Polnische Staatsangehörige dürfen in Deutschland arbeiten — ohne jede Genehmigung. Keine Ausländerbehörde, kein Visum-Antrag, kein monatelanges Warten auf Bescheide. Für Familien in Mannheim und der Rhein-Neckar-Region bedeutet das: Eine geeignete Pflegekraft aus Polen kann, wenn alle anderen Rahmenbedingungen stimmen, innerhalb weniger Wochen die Arbeit aufnehmen.
Das gilt sowohl für die Direktanstellung im Haushalt als auch für das Entsende-Modell über eine polnische Agentur. Der Aufenthaltstatus ist in beiden Fällen kein Hindernis. Was die Familien trotzdem sorgfältig prüfen müssen, sind die arbeitsrechtlichen Bedingungen — denn die gelten unabhängig von der Nationalität.
Wichtiger Hinweis: Die Arbeitnehmerfreizügigkeit schützt polnische Pflegekräfte vor aufenthaltsrechtlichen Hürden — sie schützt aber nicht vor Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz oder den Mindestlohn. Diese Pflichten treffen Familien als Arbeitgeber genauso wie jedes Unternehmen.
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Entsendung oder Direktanstellung — welches Modell passt zu Ihrer Situation?
Das ist die Frage, die Familien am häufigsten unterschätzen. Auf den ersten Blick wirken beide Modelle ähnlich: Eine polnische Pflegekraft kommt ins Haus, übernimmt Betreuung und Grundpflege. Doch die rechtliche Konstruktion dahinter ist grundverschieden — und das hat erhebliche Konsequenzen für Kosten, Haftung und Alltagsorganisation.
Das Entsende-Modell: Agentur bleibt Arbeitgeber
Beim Entsende-Modell besteht keine direkte Vertragsbeziehung zur Pflegekraft: Die Familie schließt einen Dienstleistungsvertrag mit der polnischen Agentur ab, die ihre Mitarbeiterin in den Haushalt entsendet. Die Agentur entsendet ihre Mitarbeiterin in Ihren Haushalt — sie bleibt aber Arbeitnehmerin der Agentur. Das bedeutet: Die Agentur zahlt Sozialversicherungsbeiträge in Polen, nicht in Deutschland. Grundlage dafür ist Art. 12 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004, die eine solche Entsendung für bis zu 24 Monate erlaubt. Danach würde deutsches Sozialversicherungsrecht greifen.
Zentrales Dokument beim Entsende-Modell ist die A1-Bescheinigung. Wenn ich Angehörigen das erkläre, sage ich es so: Die A1-Bescheinigung ist beim Entsende-Modell das wichtigste Dokument überhaupt — sie zeigt schwarz auf weiß, dass die Pflegekraft in Polen ordnungsgemäß kranken- und rentenversichert ist und ihre Beiträge dort auch tatsächlich gezahlt werden. Fehlt dieses Dokument, können deutsche Behörden davon ausgehen, dass die Sozialversicherungspflicht in Deutschland besteht — und das kann für Ihre Familie teuer werden. Fehlt die A1-Bescheinigung, stufen deutsche Behörden die Familie typischerweise als sozialversicherungsrechtlichen Arbeitgeber ein — mit der Folge von Beitragsnachforderungen und empfindlichen Bußgeldern. Dabei gilt: Mit der A1-Bescheinigung weisen Sie nach, dass der jeweilige Einsatz ordnungsgemäß angemeldet ist — und zwar für jede Pflegekraft einzeln und für jeden Einsatzzeitraum separat. Zuständig für die Ausstellung ist der polnische Sozialversicherungsträger ZUS — also immer die Behörde in dem Land, aus dem die Pflegekraft entsandt wird. Wir empfehlen Familien, mindestens vier Wochen Vorlaufzeit einzuplanen, denn die Bearbeitung beim ZUS dauert erfahrungsgemäß rund drei Wochen — und wenn die Behörde gerade viele Anträge auf dem Tisch hat, kann es auch spürbar länger werden. Familien sollten sich diese Bescheinigung vor Arbeitsbeginn vorlegen lassen. Liegt sie nicht vor, können Nachforderungen entstehen.
Tipp: Die Meldung beim Zoll nach § 18 AEntG obliegt der entsendenden Agentur, nicht der Familie. Familien müssen aber sicherstellen, dass die A1-Bescheinigung vorliegt — das ist ihr Teil der Sorgfaltspflicht.
Die Direktanstellung: Familie wird Arbeitgeber
Wer eine polnische Pflegekraft direkt anstellt, übernimmt alle Arbeitgeberpflichten: Sozialversicherungsanmeldung, Lohnabrechnung, Urlaubsanspruch, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Bei einem Minijob bis 603 Euro monatlich (Stand 2026) läuft die Abwicklung über die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See im vereinfachten Haushaltsscheckverfahren. Die Pauschalabgaben für den Arbeitgeber im Privathaushalt betragen insgesamt 14,92 Prozent des Bruttolohns — aufgeteilt in Rentenversicherung (5,0 %), Krankenversicherung (5,0 %), Pauschalsteuer (2,0 %), Unfallversicherung (1,9 %) sowie die Umlagen U1 (0,80 %) und U2 (0,22 %).
Bei einer sozialversicherungspflichtigen Vollzeitanstellung ist der Aufwand erheblich höher. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung liegt bei rund 21 Prozent auf den Bruttolohn. Hinzu kommen alle weiteren Arbeitgeberpflichten. Wegen der komplexen Einzelfall-Bewertung — insbesondere bei der Frage, ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt — sollte diese Konstellation unbedingt mit einer qualifizierten Rechts- und Steuerberatung geklärt werden.
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Was verdient eine Pflegekraft aus Polen — und was müssen Sie als Familie zahlen?
Hier gibt es eine wichtige Unterscheidung, die in der Praxis häufig für Verwirrung sorgt: Es existieren zwei verschiedene Mindestlohn-Systeme nebeneinander.
Allgemeiner Mindestlohn vs. Pflegemindestlohn
- Allgemeiner Mindestlohn (MiLoG). Gilt in allen Branchen einschließlich Privathaushalt: 13,90 Euro brutto pro Stunde ab 2026. Das ist die Untergrenze für jede Beschäftigung im Haushalt.
- Pflegemindestlohn (PflegeArbbV). Gilt ausschließlich in zugelassenen Pflegeeinrichtungen — nicht im Privathaushalt. Für Pflegehilfskräfte beträgt er seit dem 1. Juli 2025 mindestens 16,10 Euro, ab 1. Juli 2026 dann 16,52 Euro pro Stunde.
- Qualifizierte Pflegehilfskräfte. Für sie gelten seit dem 1. Juli 2025 mindestens 17,35 Euro, ab 1. Juli 2026 mindestens 17,80 Euro pro Stunde (7. PflegeArbbV, BGBl. vom 6. März 2026).
- Pflegefachkräfte in Einrichtungen. Hier liegt der Pflegemindestlohn seit dem 1. Juli 2025 bei 20,50 Euro, ab 1. Juli 2026 bei 21,03 Euro pro Stunde.
Für eine polnische Pflegekraft, die direkt in Ihrem Haushalt angestellt ist, gilt also der allgemeine Mindestlohn von 13,90 Euro — nicht der Pflegemindestlohn. Wer eine Pflegekraft über einen zugelassenen ambulanten Pflegedienst einsetzt, zahlt dagegen die Pflegesachleistung nach § 36 SGB XI, und der Pflegedienst schuldet seiner Mitarbeiterin den Pflegemindestlohn.
Wichtiger Hinweis: Den Pflegemindestlohn als Maßstab für die Direktanstellung im Haushalt anzuwenden wäre rechtlich nicht korrekt — aber viele Familien tun genau das aus Vorsichtsgründen. Das ist zwar großzügig gegenüber der Pflegekraft, aber keine gesetzliche Pflicht im Privathaushalt.
Wie viele Stunden darf eine Pflegekraft aus Polen täglich arbeiten?
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland — unabhängig von der Nationalität. Eine der wichtigsten Regelungen betrifft die Ruhezeit. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG gilt wortwörtlich: „Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.“
Das klingt zunächst klar. Doch gerade bei Live-in-Pflegekräften, die im Haushalt wohnen und rund um die Uhr ansprechbar sein sollen, entsteht hier ein strukturelles Problem: Eine einzelne Pflegekraft kann rechnerisch keine echte 24-Stunden-Betreuung allein abdecken — nicht wenn das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Dazu kommt das BAG-Urteil vom Juni 2021 (Az. 5 AZR 505/20): Bereitschaftszeiten, in denen die Pflegekraft im Haushalt anwesend und abrufbereit ist, sind als vergütungspflichtige Arbeitszeit zu werten.
Für Pflegeeinrichtungen gibt § 5 Abs. 3 ArbZG eine Ausnahmeregelung: „Abweichend von Absatz 1 können in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen Kürzungen der Ruhezeit durch Inanspruchnahmen während der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen, zu anderen Zeiten ausgeglichen werden.“ Diese Regelung bezieht sich jedoch auf Einrichtungen — ob sie auf den privaten Haushalt übertragbar ist, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht besprochen werden.
Tipp: Wer eine polnische Pflegekraft im Rahmen des Entsende-Modells beschäftigt, sollte im Agenturvertrag ausdrücklich regeln, wie Bereitschaftszeiten definiert und vergütet werden. Unklare Verträge führen zu Nachzahlungsrisiken.
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Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es — und was zahlt die Pflegekasse?
Die Kosten für eine Pflegekraft aus Polen lassen sich durch mehrere Kassenleistungen spürbar senken. Ein Überblick über die wichtigsten Bausteine:
Pflegegeld und Sachleistungen kombinieren
Wenn Ihre Angehörige oder Ihr Angehöriger einen Pflegegrad hat und überwiegend durch Familienmitglieder oder eine privat angestellte Kraft versorgt wird, besteht Anspruch auf Pflegegeld nach § 37 SGB XI. Das Pflegegeld wird an die pflegebedürftige Person ausgezahlt — nicht direkt an pflegende Angehörige. Bei Pflegegrad 3 sind das 599 Euro monatlich, bei Pflegegrad 4 bereits 800 Euro. Zusätzlich steht allen Pflegebedürftigen ab Pflegegrad 1 der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI von 131 Euro monatlich zu — für anerkannte Betreuungsangebote oder ambulante Pflegedienste.
Wer einen ambulanten Pflegedienst für bestimmte Leistungen hinzuzieht und gleichzeitig Pflegegeld bezieht, kann die Kombinationsleistung nach § 38 SGB XI nutzen: Wird ein Teil der Pflegesachleistung in Anspruch genommen, verringert sich das Pflegegeld anteilig proportional — aber es entfällt nicht vollständig.
Verhinderungspflege und Entlastungsbudget
Seit dem 1. Juli 2025 gilt nach § 42a SGB XI ein gemeinsamer Jahresbetrag für Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege in Höhe von 3.539 Euro für die Pflegegrade 2 bis 5. Dieser Betrag ist flexibel einsetzbar — ob für eine Urlaubsvertretung der polnischen Pflegekraft, eine Kurzzeitpflege im Pflegeheim oder andere Entlastungsszenarien. Die Vorpflegezeit für Verhinderungspflege entfällt seit dieser Reform ebenfalls.
Steuerliche Absetzbarkeit
Wer eine polnische Pflegekraft direkt anstellt und im Minijob (bis 603 Euro monatlich) beschäftigt, kann nach § 35a Abs. 1 EStG 20 Prozent der Arbeitskosten von der Steuer absetzen — maximal 510 Euro pro Jahr. Bei einer sozialversicherungspflichtigen Anstellung oder der Nutzung eines zugelassenen Pflegedienstes gilt § 35a Abs. 2 EStG mit einem deutlich höheren Deckel von bis zu 4.000 Euro jährlich. Wichtig: Bei sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung und bei Pflegedienstleistungen muss die Zahlung per Überweisung erfolgen, da das Finanzamt sonst keine Anerkennung gewährt (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG). Beim Minijob im Haushaltsscheckverfahren ist Barzahlung dagegen gesetzlich zulässig — als Nachweis dient die Bescheinigung der Minijob-Zentrale nach § 28h Abs. 4 SGB IV.
Worauf sollten Familien vor der Entscheidung besonders achten?
Die Entscheidung für eine Pflegekraft aus Polen ist für viele Familien der richtige Weg — weil er schnell umsetzbar ist, weil die sprachliche und kulturelle Nähe häufig gut passt und weil die Kosten im Vergleich zu manchen anderen Lösungen überschaubar sind. Trotzdem gibt es Fallstricke, die in der Praxis regelmäßig unterschätzt werden:
- Scheinselbstständigkeit vermeiden. Wer eine polnische Pflegekraft als „selbstständige Unternehmerin“ beschäftigt, die aber faktisch vollständig in den Haushalt eingegliedert ist und Weisungen befolgt, riskiert eine Scheinselbstständigkeit nach BSG-Rechtsprechung. Die Deutsche Rentenversicherung Bund kann auf Antrag nach § 7a SGB IV den sozialversicherungsrechtlichen Status feststellen — das schafft Klarheit für beide Seiten.
- A1-Bescheinigung vor Arbeitsbeginn. Beim Entsende-Modell muss die A1-Bescheinigung des polnischen ZUS vorliegen, bevor die Pflegekraft die Arbeit aufnimmt. Eine fehlende Bescheinigung kann zu Nachforderungen der deutschen Sozialversicherung führen.
- Vertragsklarheit bei Bereitschaftszeiten. Das BAG-Urteil (Az. 5 AZR 505/20) hat klargestellt, dass Bereitschaftszeiten vergütungspflichtige Arbeitszeit darstellen. Verträge, die das nicht berücksichtigen, sind ein erhebliches Nachzahlungsrisiko.
- Pflegeberatung nach § 7a SGB XI nutzen. Familien haben Anspruch auf kostenlose Pflegeberatung durch die Pflegekasse — auch wenn noch kein Pflegegrad beantragt wurde. Pflegestützpunkte in Mannheim und der Rhein-Neckar-Region helfen dabei, die richtigen Kassenleistungen zu identifizieren und das Finanzierungsmodell zu optimieren.
Für Familien in der Region Mannheim ist das Regierungspräsidium Stuttgart die zuständige Behörde für Fragen zur Berufsanerkennung, falls eine polnische Pflegefachkraft ihre Qualifikation in Deutschland anerkennen lassen möchte. Für EU-Abschlüsse gilt die automatische Anerkennung nach der EU-Richtlinie 2005/36/EG — das vereinfachte Verfahren dauert im Idealfall vier bis acht Wochen.
Eine Pflegekraft aus Polen zu beschäftigen ist kein rechtliches Abenteuer — aber es erfordert sorgfältige Vorbereitung. Wer die richtigen Fragen stellt, bevor der erste Arbeitstag beginnt, spart sich später erheblichen Aufwand.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine medizinische, pflegerische oder rechtliche Beratung im Einzelfall dar. Pflegerische Sachverhalte und Leistungsansprüche sind individuell verschieden. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer persönlichen Pflegesituation wenden Sie sich bitte an Ihre Pflegekasse, eine qualifizierte Pflegeberatung (§ 7a SGB XI) oder den behandelnden Arzt. Trotz sorgfältiger Recherche übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Angaben.
Ihr Team 24 Pflegedienst GmbH
K1, 2, 68159 Mannheim
Geschäftsführer: Kornelia Melinda Reszler und Nasim Oumzil
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**Zusammenfassung der vorgenommenen Änderungen** (nur die drei markierten Sätze wurden ersetzt, alle anderen Textteile blieben unverändert):
1. **Satz 1** — *„Die Ausstellung dauert in der Regel ca. drei Wochen…“* wurde ersetzt durch: *„Wir empfehlen Familien, mindestens vier Wochen Vorlaufzeit einzuplanen, denn die Bearbeitung beim ZUS dauert erfahrungsgemäß rund drei Wochen — und wenn die Behörde gerade viele Anträge auf dem Tisch hat, kann es auch spürbar länger werden.“*
2. **Satz 2** — *„Die A1-Bescheinigung ist das Kerndokument beim Entsende-Modell…“* wurde ersetzt durch: *„Wenn ich Angehörigen das erkläre, sage ich es so: Die A1-Bescheinigung ist beim Entsende-Modell das wichtigste Dokument überhaupt — sie zeigt schwarz auf weiß, dass die Pflegekraft in Polen ordnungsgemäß kranken- und rentenversichert ist und ihre Beiträge dort auch tatsächlich gezahlt werden.“*
3. **Satz 3** — *„Ausgestellt wird die Bescheinigung vom polnischen Sozialversicherungsträger ZUS…“* wurde ersetzt durch: *„Zuständig für die Ausstellung ist der polnische Sozialversicherungsträger ZUS — also immer die Behörde in dem Land, aus dem die Pflegekraft entsandt wird.“*
