Stand: April 2026
Knapp 5,7 Millionen Menschen in Deutschland gelten nach Angaben des Statistischen Bundesamts (Dezember 2023) als pflegebedürftig im Sinne des SGB XI. Hinter dieser Zahl stehen Familien, die täglich abwägen: Wer kümmert sich, wann, und wie? Wer eine Pflegekraft sucht, stößt schnell auf ein Geflecht aus Vermittlungsmodellen, Mindestlöhnen und Kassenzuschüssen — und fragt sich zurecht, was davon für die eigene Situation taugt. Dieser Ratgeber gibt einen strukturierten Überblick über Pflegekraft-Vermittlung in Deutschland: Was die Modelle unterscheidet, was die Kasse zahlt, und worauf Familien im Raum Mannheim und bundesweit achten sollten.
Pflegekraft-Vermittlung ist kein einheitliches Produkt. Der Begriff umschreibt mindestens drei grundlegend verschiedene Wege, eine Pflegeperson ins Haus zu holen. Je nachdem, welchen Weg eine Familie wählt, unterscheiden sich Kosten, Pflichten und Risiken erheblich.
Entsendung über eine osteuropäische Agentur
Das bekannteste Modell ist die Entsendung: Eine Agentur im Heimatland — häufig Polen, Rumänien oder Bulgarien — schickt eine Betreuungskraft in den deutschen Haushalt. Die Pflegekraft bleibt Arbeitnehmerin der ausländischen Agentur. Die Familie schließt einen Dienstleistungsvertrag mit der Agentur ab, nicht mit der Pflegekraft persönlich. Schätzungen zufolge arbeiten auf diesem Weg mehrere Hunderttausend Betreuungskräfte in deutschen Haushalten.
Für die Familie ist bei diesem Modell zentral: Sie sollte sich von der Agentur die A1-Bescheinigung nach Verordnung (EG) Nr. 883/2004 vorlegen lassen. Dieses Dokument weist nach, dass die Pflegekraft weiterhin im Sozialversicherungssystem des Heimatlands versichert ist — und dass für sie keine deutschen Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Die Meldung der Entsendung beim Zoll nach § 18 Abs. 1 AEntG obliegt der entsendenden Agentur, nicht der Familie.
Wichtiger Hinweis: Ein häufig übersehener Punkt beim Entsendungsmodell: Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 24. Juni 2021 (Az. 5 AZR 505/20) klargestellt, dass der gesetzliche Mindestlohn auch für Bereitschaftszeiten im Privathaushalt gilt. Wer eine Betreuungskraft rund um die Uhr im Haus hat, aber nur aktive Pflegezeiten vergütet, riskiert erhebliche Nachzahlungen. Wegen der komplexen Einzelfall-Bewertung sollte diese Konstellation unbedingt mit einer qualifizierten Rechts- und Steuerberatung geklärt werden.
Direktanstellung im Privathaushalt
Familien können eine Pflegekraft auch direkt als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber einstellen — im Minijob (bis 603 Euro monatlich, Stand 2026) oder in sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung. Das gibt mehr Kontrolle über Einsatzzeiten und Aufgaben, bringt aber alle Arbeitgeberpflichten mit: Lohnabrechnung, Sozialversicherungsanmeldung über die Knappschaft (Haushaltsscheckverfahren), Urlaubsanspruch, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Im Privathaushalt gilt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro brutto pro Stunde (ab 1. Januar 2026) — nicht der höhere Pflegemindestlohn, der ausschließlich in zugelassenen Pflegeeinrichtungen Anwendung findet.
Vermittlung durch eine inländische Pflegevermittlung
Manche Agenturen mit Sitz in Deutschland vermitteln Pflegekräfte, ohne selbst Arbeitgeber zu sein. Sie übernehmen die Vorauswahl und Organisation, das Vertragsverhältnis entsteht dann entweder als Entsendung oder als Direktanstellung. Familien sollten genau prüfen, welches Modell tatsächlich dahintersteckt — die Bezeichnung „Vermittlung“ sagt darüber wenig aus.
Was zahlt die Pflegekasse dazu — und wie lässt sich das clever kombinieren?
Die Pflegekasse beteiligt sich an den Kosten häuslicher Pflege auf mehreren Wegen. Welcher greift, hängt davon ab, wie die Pflege organisiert ist. Ein Blick auf die Hauptbausteine hilft, das verfügbare Budget realistisch zu planen.
Pflegegeld für selbst organisierte Pflege
Wer die Pflege ohne zugelassenen Pflegedienst organisiert — also über Angehörige, eine direkt angestellte Kraft oder eine entsandte Betreuungskraft — hat Anspruch auf Pflegegeld nach § 37 SGB XI. Nach dem Gesetzestext können „Pflegebedürftige der Pflegegrade 2 bis 5 anstelle der häuslichen Pflegehilfe ein Pflegegeld beantragen“, sofern die erforderliche Pflege damit sichergestellt wird. Die Beträge je Kalendermonat:
- Pflegegrad 2. 347 Euro monatlich.
- Pflegegrad 3. 599 Euro monatlich.
- Pflegegrad 4. 800 Euro monatlich.
- Pflegegrad 5. 990 Euro monatlich.
Empfängerin des Pflegegeldes ist ausschließlich die pflegebedürftige Person — pflegende Angehörige erhalten es nicht direkt. Über die Verwendung entscheidet allein die pflegebedürftige Person; erfahrungsgemäß geben viele das Geld als Anerkennung an die Person weiter, die die Betreuung tatsächlich übernimmt.
Wichtig für die Planung: Im Gesetz (§ 37 Abs. 2 SGB XI) heißt es wörtlich: „Besteht der Anspruch nach Absatz 1 nicht für den vollen Kalendermonat, ist der Geldbetrag entsprechend zu kürzen; dabei ist der Kalendermonat mit 30 Tagen anzusetzen. Die Hälfte des bisher bezogenen Pflegegeldes wird während einer Kurzzeitpflege nach § 42 und während einer Verhinderungspflege nach § 39 jeweils für bis zu acht Wochen je Kalenderjahr fortgewährt. Das Pflegegeld wird bis zum Ende des Kalendermonats geleistet, in dem der Pflegebedürftige gestorben ist. § 118 Abs. 3 und 4 des Sechsten Buches gilt entsprechend, wenn für die Zeit nach dem Monat, in dem der Pflegebedürftige verstorben ist, Pflegegeld überwiesen wurde.“
Pflegesachleistung für zugelassene Pflegedienste
Sobald ein zugelassener ambulanter Pflegedienst beauftragt wird, greift anstelle des Pflegegeldes die Pflegesachleistung nach § 36 SGB XI. Der Abrechnungsweg verläuft dabei direkt zwischen Pflegedienst und Pflegekasse — Familien sind aus dem bürokratischen Prozess herausgehalten. Die monatlichen Höchstbeträge liegen bei 796 Euro (Pflegegrad 2), 1.497 Euro (Pflegegrad 3), 1.859 Euro (Pflegegrad 4) und 2.299 Euro (Pflegegrad 5).
Kombinationsleistung: Beides gleichzeitig möglich
In der Pflegepraxis zeigt sich häufig eine zweigleisige Lösung: Ein Pflegedienst übernimmt die fachlichen Einsätze zu festgelegten Zeiten, während Angehörige oder eine ergänzende Betreuungskraft die übrigen Stunden abdecken. Dafür sieht § 38 SGB XI die Kombinationsleistung vor. Im Gesetzestext heißt es dazu wörtlich:
„Nimmt der Pflegebedürftige die ihm nach § 36 Absatz 3 zustehende Sachleistung nur teilweise in Anspruch, erhält er daneben ein anteiliges Pflegegeld im Sinne des § 37. Das Pflegegeld wird um den Vomhundertsatz vermindert, in dem der Pflegebedürftige Sachleistungen in Anspruch genommen hat. An die Entscheidung, in welchem Verhältnis er Geld- und Sachleistung in Anspruch nehmen will, ist der Pflegebedürftige für die Dauer von sechs Monaten gebunden. Anteiliges Pflegegeld wird während einer Kurzzeitpflege nach § 42 und während einer Verhinderungspflege nach § 39 jeweils für bis zu acht Wochen je Kalenderjahr in Höhe der Hälfte der vor Beginn der Kurzzeit- oder Verhinderungspflege geleisteten Höhe fortgewährt. Pflegebedürftige in vollstationären Einrichtungen der Hilfe für behinderte Menschen (§ 43a) haben Anspruch auf ungekürztes Pflegegeld anteilig für die Tage, an denen sie sich in häuslicher Pflege befinden.“
Zur Veranschaulichung: Wird bei Pflegegrad 3 genau die Hälfte des Sachleistungsbudgets abgerufen (748,50 Euro), kürzt sich das Pflegegeld spiegelbildlich auf 50 Prozent — also 299,50 Euro. Der kombinierte Kassenzuschuss beträgt damit 1.048,00 Euro monatlich; der Entlastungsbetrag von 131 Euro nach § 45b SGB XI kommt separat hinzu.
Welcher Mindestlohn gilt — und warum ist das für Familien so wichtig?
Die Unterscheidung zwischen allgemeinem Mindestlohn und Pflegemindestlohn ist eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Planung häuslicher Pflege. Beide Regelwerke existieren nebeneinander, gelten aber für völlig verschiedene Beschäftigungsverhältnisse.
Im Privathaushalt: allgemeiner Mindestlohn
Wer eine Pflegekraft direkt anstellt oder über eine Entsendung beschäftigt, schuldet mindestens den allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG): seit dem 1. Januar 2026 sind das 13,90 Euro brutto pro Stunde. Dieser Satz gilt ohne Ausnahme — auch im Privathaushalt, auch für Bereitschaftsdienst (BAG, Az. 5 AZR 505/20).
In Einrichtungen: Pflegemindestlohn nach PflegeArbbV
Zugelassene ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen unterliegen dem Pflegemindestlohn nach der Pflegearbeitsbedingungenverordnung (PflegeArbbV). Dieser liegt deutlich höher als der allgemeine Mindestlohn und gilt in zwei Stufen:
- Bis 30. Juni 2026. Pflegehilfskräfte 16,10 Euro/h, qualifizierte Hilfskräfte 17,35 Euro/h, Pflegefachkräfte 20,50 Euro/h.
- Ab 1. Juli 2026. Pflegehilfskräfte 16,52 Euro/h, qualifizierte Hilfskräfte 17,80 Euro/h, Pflegefachkräfte 21,03 Euro/h (verkündet im Bundesgesetzblatt am 6. März 2026; gültig bis 30. September 2028).
Für Familien, die einen ambulanten Pflegedienst beauftragen, spiegeln sich diese Sätze in den Stundensätzen des Dienstleisters wider. Im Privathaushalt hingegen sind sie nicht maßgeblich — dort gilt ausschließlich der MiLoG-Satz von 13,90 Euro.
Wichtiger Hinweis: Der Pflegemindestlohn ist kein Maßstab für die Vergütung privat angestellter oder entsandter Betreuungskräfte im Privathaushalt. Wer ihn irrtümlich als Untergrenze ansetzt, plant entweder zu teuer — oder übersieht, dass im Privathaushalt der allgemeine Mindestlohn von 13,90 Euro gilt, der bei langen Bereitschaftszeiten ebenfalls schnell zu einer erheblichen Kostenposition wird. Eine individuelle Prüfung durch eine qualifizierte Rechts- und Steuerberatung ist empfehlenswert.
Wer darf überhaupt als Pflegekraft aus dem Ausland in Deutschland arbeiten?
Der Bedarf an Pflegekräften ist enorm: Das Statistische Bundesamt prognostiziert bis 2049 einen Mehrbedarf von 280.000 bis 690.000 Pflegekräften (Stand: Januar 2024). Kein Wunder, dass Familien zunehmend international suchen. Die Frage nach dem rechtlichen Rahmen ist dabei nicht trivial.
EU-Bürgerinnen und EU-Bürger: kein Aufenthaltstitel nötig
Staatsangehörige aus EU-Mitgliedstaaten — Polen, Rumänien, Bulgarien, Kroatien, Tschechien und anderen — genießen Arbeitnehmerfreizügigkeit nach Art. 45 AEUV. Sie dürfen ohne Visum oder Aufenthaltstitel in Deutschland arbeiten. Die Berufsanerkennung für Pflegefachkräfte erfolgt auf Basis der EU-Richtlinie 2005/36/EG; für reine Betreuungstätigkeiten ist keine formale Anerkennung erforderlich.
Drittstaatsangehörige: Westbalkanregelung als möglicher Weg
Für Staatsangehörige aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien gibt es eine besondere Regelung. Nach § 26 Abs. 2 BeschV können Zustimmungen zur Ausübung jeder Beschäftigung erteilt werden — unabhängig von einem Berufsabschluss. Das Jahreskontingent beträgt seit dem 1. Juni 2024 bis zu 50.000 Zustimmungen. Die Rechtsgrundlage ist § 19c Abs. 1 AufenthG in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BeschV.
Im Gesetzestext heißt es in § 26 Abs. 2 BeschV wörtlich: „Für Staatsangehörige von Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Nordmazedonien und Serbien können Zustimmungen mit Vorrangprüfung zur Ausübung jeder Beschäftigung erteilt werden.“ Zuständig für die Zustimmung nach § 39 AufenthG ist die Bundesagentur für Arbeit; die örtliche Ausländerbehörde erteilt den Aufenthaltstitel. Wegen der komplexen Einzelfall-Bewertung — insbesondere bei reglementierten Berufen wie der Pflegefachkraft — sollte diese Konstellation unbedingt mit einer qualifizierten Rechts- und Steuerberatung sowie der zuständigen Behörde geklärt werden.
Tipp: Die Westbalkanregelung eignet sich für Betreuungs- und Hilfstätigkeiten, nicht für die Ausübung des reglementierten Berufs der Pflegefachperson ohne entsprechende Anerkennung in Deutschland.
Was kostet Pflegekraft-Vermittlung monatlich — und wie lässt sich das finanzieren?
Eine konkrete Zahl für alle Fälle gibt es nicht. Die Kosten hängen vom Modell, der Herkunft der Pflegekraft, dem Pflegebedarf und der Region ab. Für eine realistische Einschätzung hilft es, typische Kostenblöcke und Kassenzuschüsse gegenüberzustellen.
Typische Kostenspannen je Modell
- Entsendungsmodell (osteuropäische Agentur). Je nach Betreuungsintensität, Qualifikation der Kraft und Agentur bewegen sich die monatlichen Gesamtaufwendungen beim Entsendungsmodell typischerweise in einer Spanne von 2.500 bis 3.500 Euro — ein Richtwert, der regional und anbieterbedingt abweichen kann.
- Direktanstellung im Minijob. Bis 603 Euro monatlich (Minijob-Grenze 2026), zuzüglich Pauschalabgaben des Arbeitgebers. Geeignet für ergänzende Betreuung, nicht für intensive Pflege rund um die Uhr.
- Zugelassener ambulanter Pflegedienst. Die Abrechnung erfolgt auf Basis vereinbarter Leistungskomplexe; die Pflegekasse übernimmt bis zu den Sachleistungshöchstbeträgen. Was darüber hinausgeht, zahlt die Familie selbst.
Steuerliche Entlastung nicht vergessen
Familien, die Arbeitskosten für haushaltsnahe Pflege tragen, können diese steuerlich geltend machen. § 35a EStG sieht je nach Beschäftigungsform unterschiedliche Höchstbeträge vor: Bei einem Minijob im Haushaltsscheckverfahren (§ 35a Abs. 1 EStG) sind 20 Prozent der Aufwendungen absetzbar, maximal 510 Euro pro Jahr. Bei sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung oder dem Einsatz eines Pflegedienstes (§ 35a Abs. 2 EStG) steigt der Deckel auf maximal 4.000 Euro pro Jahr. Wichtig: Bei sozialversicherungspflichtiger Beschäftigung und Dienstleistungen nach Abs. 2 muss die Zahlung per Überweisung erfolgen — Barzahlung erkennt das Finanzamt nicht an. Beim Minijob im Haushaltsscheckverfahren (Abs. 1) ist Barzahlung gesetzlich zulässig; als Nachweis dient die Bescheinigung der Minijob-Zentrale.
Beratungspflicht beim Pflegegeld-Bezug
Das BEEP-Gesetz (Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege) hat die Beratungspflicht ab 1. Januar 2026 neu geregelt: Pflegegrad 2 und 3 bleiben bei zwei Pflichtbesuchen jährlich (halbjährlich). Pflegegrad 4 und 5 müssen ebenfalls nur noch zwei Beratungsbesuche pro Jahr nachweisen — statt bisher vier. Freiwillig kann der Besuch bei Pflegegrad 4 und 5 jedoch weiterhin bis zu viermal jährlich kostenfrei genutzt werden. Liegt der Pflegekasse kein Beratungsnachweis vor, kann sie das Pflegegeld nach pflichtgemäßem Ermessen reduzieren oder streichen — ein vermeidbares Risiko, das durch rechtzeitige Terminbuchung ausgeschlossen wird. Fachleute empfehlen, den Beratungstermin jeweils zu Beginn des Kalenderhalbjahres zu buchen, bevor der Nachweis-Fristlauf überhaupt ein Thema wird. Durchgeführt werden darf dieser Besuch laut § 37 Abs. 3b SGB XI wörtlich durch:
„(3b) Die Beratung nach Absatz 3 kann durchgeführt werden durch
- einen zugelassenen Pflegedienst,
- eine von den Landesverbänden der Pflegekassen nach Absatz 7 anerkannte Beratungsstelle mit nachgewiesener pflegefachlicher Kompetenz oder
- eine von der Pflegekasse beauftragte, jedoch von ihr nicht beschäftigte Pflegefachperson, sofern die Durchführung der Beratung durch einen zugelassenen Pflegedienst vor Ort oder eine von den Landesverbänden der Pflegekassen nach Absatz 7 anerkannte Beratungsstelle mit nachgewiesener pflegefachlicher Kompetenz nicht gewährleistet werden kann.“
Die Abrechnung des Beratungsbesuchs nach § 37 Abs. 3 SGB XI erfolgt direkt zwischen zugelassenem Pflegedienst oder anerkannter Beratungsstelle und der Pflegekasse. Pflegebedürftige und ihre Angehörigen erhalten die Beratung damit ohne eigene Zuzahlung. Für Familien in Mannheim und der Rhein-Neckar-Region ist der Pflegestützpunkt der Stadt Mannheim (K 1, 7–13, 68159 Mannheim) eine kostenlose Anlaufstelle für Beratung nach § 7a SGB XI, bevor überhaupt eine Vermittlung angestoßen wird.
Wann lohnt welches Vermittlungsmodell — und was sollten Familien vor der Entscheidung klären?
Welches Vermittlungsmodell passt, lässt sich nicht allein an Zahlen festmachen. Ausschlaggebend sind der konkrete Pflegebedarf, die persönliche Belastbarkeit der Angehörigen, der Wunsch nach einer konstanten Bezugsperson sowie die Frage, ob die Familie bereit und in der Lage ist, Arbeitgeberpflichten zu tragen.
- Entsendungsmodell. Sinnvoll, wenn eine intensive Betreuung rund um die Uhr gefragt ist und die Familie keine Arbeitgeberfunktion übernehmen möchte. Voraussetzung: seriöse Agentur, gültige A1-Bescheinigung, klare Vertragsgestaltung zur Arbeitszeit.
- Direktanstellung. Geeignet für stundenweise Betreuung oder wenn eine langfristige, verlässliche Beziehung zur Pflegeperson aufgebaut werden soll. Erfordert Bereitschaft zur Abwicklung über die Minijob-Zentrale oder einen Steuerberater.
- Zugelassener Pflegedienst. Empfehlenswert, wenn medizinische Behandlungspflege (etwa Verbandwechsel, Medikamentengabe) erforderlich ist, da diese Leistungen über die Krankenkasse nach § 37 SGB V abgerechnet werden — nicht über die Pflegekasse.
- Kombination. In vielen Fällen die pragmatischste Lösung: Pflegedienst für die Fachleistungen, ergänzende Betreuungskraft für Alltagsbegleitung und Nacht.
Die nächste Dynamisierung der Pflegeleistungen ist laut § 30 SGB XI frühestens zum 1. Januar 2028 vorgesehen — orientiert am kumulierten Anstieg der Kerninflationsrate der vorangegangenen drei Kalenderjahre, höchstens jedoch am Anstieg der Bruttolohn- und Gehaltssumme je abhängig beschäftigten Arbeitnehmer. Bis dahin bleiben die aktuellen Beträge maßgeblich.
Als erster Schritt bietet sich die unentgeltliche Pflegeberatung nach § 7a SGB XI an — ein gesetzlicher Anspruch, der unabhängig davon besteht, ob ein Pflegegrad bereits vorliegt oder noch beantragt wird.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine medizinische, pflegerische oder rechtliche Beratung im Einzelfall dar. Pflegerische Sachverhalte und Leistungsansprüche sind individuell verschieden. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer persönlichen Pflegesituation wenden Sie sich bitte an Ihre Pflegekasse, eine qualifizierte Pflegeberatung (§ 7a SGB XI) oder den behandelnden Arzt. Trotz sorgfältiger Recherche wird keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Angaben übernommen.
Ihr Team 24 Pflegedienst GmbH
K1, 2, 68159 Mannheim
Geschäftsführer: Kornelia Melinda Reszler und Nasim Oumzil
