Verhinderungspflege 2025: So klappt’s wirklich

Kurz erklärt

Verhinderungspflege springt ein, wenn die Hauptpflegeperson mal nicht kann (Urlaub, krank, Termine, einfach Pause). Seit 01.07.2025 gilt: gemeinsames Jahresbudget für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege in Höhe von 3.539 €, keine 6-Monats-Wartezeit mehr, und bis zu 8 Wochen (56 Tage) Verhinderungspflege im Jahr. Stundenweise Nutzung bleibt flexibel – zählt nicht auf die 56 Tage, belastet aber natürlich das Budget.

Ehepartner vs. Nachbar – worin liegt der Unterschied?

• Ehepartner / Eltern / Kinder / Personen im selben Haushalt
  → gelten als „nahe Angehörige“. Die Kasse erstattet in der Regel nur tatsächliche Aufwendungen (z. B. Fahrtkosten, Verdienstausfall). Ein pauschaler „Stundensatz 30 €“ wird hier nicht automatisch anerkannt.
• Nachbar:innen / Freund:innen / entfernte Verwandte (Cousin, Tante, etc.)
  → können eine einfache Rechnung (z. B. 30 €/Std.) stellen; Erstattung aus dem Entlastungsbudget.
  → Vorteil: bis ca. 3.000 € pro Jahr häufig steuerfrei (gelegentliche Tätigkeit, § 22 Nr. 3 EStG).

Stundenweise Verhinderungspflege

• Ideal für Arzttermine, Erledigungen, Verschnaufpausen.
• Stunden zählen nicht auf die 56-Tage-Grenze, aber das Euro-Budget schrumpft entsprechend.
• Beispiel: 3 Std × 30 € = 90 € gehen vom Budget runter, kein ganzer Tag „verbraucht“.
• Stundenweise Abrechnung gegen Pauschale (nicht minutengenau). Transparent, planbar, fertig.

Schritt für Schritt: Verhinderungspflege beantragen – aber richtig (ausführlich)

Wichtig vorweg: Den Antrag stellt die Familie selbst bei der Pflegekasse. Wir führen nur aus und rechnen (falls wir beauftragt sind) direkt mit der Kasse ab. Wir „vertreten“ uns nicht selbst außerhalb der arbeits-/sozialrechtlichen Regeln.

0) Vorbereitung (2–10 Minuten)
– Pflegegrad checken: Anspruch ab PG 2 (die alte 6-Monats-Wartezeit ist weg).
– Zeitraum festlegen: Datum(e), Uhrzeiten, stundenweise oder ganzer Tag.
– Wer springt ein? Pflegedienst (wir) oder Privatperson (Nachbar, entfernte Verwandte).
– Budget im Blick: Wie viel vom 3.539 €-Topf ist noch frei?

1) Antrag/Anmeldung bei der Pflegekasse
– Formular der Kasse nutzen oder formlos per Brief/E-Mail.
Mustertext: „Hiermit beantrage ich Verhinderungspflege für [Name, Versichertennr.] am [Datum]. Leistungserbringer: [Ihr Team 24 / Frau Schulz]. Bitte bestätigen Sie die Kostenübernahme.“

2) Leistungserbringer festlegen
– Pflegedienst (wir): Abrechnung direkt mit der Kasse.
– Privatperson: Stellt eine einfache Rechnung. Einreichung über die pflegebedürftige Person.
– Nahe Angehörige: Eher Aufwandsersatz als Stundensatz.

3) Unterlagen & Nachweise sammeln
– Rechnung: Name & Anschrift, Leistungsdatum/Uhrzeit, Stunden, Satz, Betrag, Bankverbindung, Unterschrift.
– Optional: einfacher Stundennachweis.

4) Einreichen & Kanäle
– Digital, E-Mail oder Post.
– Belege beilegen: Antrag + Rechnung + evtl. Nachweis.
– Rücksendeadresse korrekt!

5) Bestätigung & Auszahlung
– Privatperson: Kasse zahlt an Pflegebedürftigen (oder direkt an die Privatperson).
– Pflegedienst: Kasse zahlt direkt an uns.
– Pflegegeld läuft währenddessen hälftig weiter.
– Nachhaken: Wenn nach 3–4 Wochen nix passiert, freundlich erinnern.

6) Dokumentation für später
– Eigenes Vermerkblatt führen: Datum, Stunden, Betrag, Budget-Rest.
– Budget im Blick behalten, sonst plötzlich leer.

Muster: Einfache Rechnung (Privatperson → Pflegebedürftige:r)

Absender: Frau Schulz, Musterweg 3, 12345 Musterstadt
An: Herr Weber, Blumenstraße 5, 12345 Musterstadt
Leistungsbeschreibung: Verhinderungspflege am Mi, 15.10.2025, 09:00–17:00 Uhr (8 Std.)
Satz: 30,00 €/Std.
Betrag: 240,00 €
Bankverbindung: IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00
Ort/Datum/Unterschrift
(Optional: Stundennachweis beifügen.)

Praxisbeispiel (ganzer freier Tag)

Betreuungskraft von Ihr Team 24 hat am Mittwoch frei.
Der Sohn kann nicht, also übernimmt Nachbarin Frau Schulz: 8 Std × 30 € = 240 €.
Herr Weber reicht Rechnung + kurzen Antrag bei der Kasse ein.
Erstattung läuft aus dem Entlastungsbudget (3.539 €).
Alles sauber, kein Extra-Arbeitsvertrag über uns.

Häufige Stolpersteine (und die simple Lösung)

• Ehepartner rechnet wie Nachbar ab →. Besser Aufwandsersatz (Fahrt, Verdienstausfall).
• Antrag vergessen → vorab oder zeitnah anmelden.
• Budget überzogen → Reststand im Blick.
• Steuergrenze ignoriert → 3.000 € im Blick.
• Wir vertreten uns nicht selbst → Arbeitsrecht im Blick behalten.

Mini-FAQ (30 Sekunden)

• Wie viel Geld? 3.539 € p. a. (gemeinsamer Topf für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege).
• Wie lange? Bis 8 Wochen/Jahr; Stunden zählen nicht auf Tage.
• Ab wann? Sofort ab PG 2, keine Wartezeit.
• Wer stellt Rechnung? Pflegedienst oder Privatperson.
• Pflegegeld? Währenddessen hälftig weiter.